¿Sabías que un software ERP puede ayudar a mejorar drásticamente el proceso de cuentas por cobrar de tu empresa? La automatización en el departamento de cuentas a través de un sistema ERP ayuda a notificar a sus clientes con anticipación, gestiona los pagos, la generación de facturas, las aprobaciones y los documentos de los mismos.
Del mismo modo, la automatización de las cuentas por cobrar ayuda a la gestión eficiente de las transacciones entre clientes y compañías mediante pagos en efectivo, pagos con cheques, etc., a la vez que mantiene el control completo y la asignación de los empleados y equipos a sus respectivos procesos.
En esta entrada al Blog platicaremos un poco sobre cómo funciona el proceso de cuentas por cobrar en un sistema ERP y los beneficios que puede aportar a empresas como la tuya.
Así es como funciona el proceso de cuentas por cobrar en un sistema ERP
Cada negocio vende productos o servicios diferentes a sus clientes. La entrada de pedidos crea facturas cuando un cliente pide algo y de forma automática la gestión de cuentas por cobrar realiza un seguimiento de los pagos que se han realizado a qué facturas. Continuamente, el software ERP prepara informes que muestran cuánto tiempo ha estado pendiente cada factura.
En un software ERP hay dos grupos principales de tablas en Cuentas por Cobrar. La primera tabla consiste en la tabla de clientes que contiene un registro para cada cliente y la tabla de contactos de clientes que contiene un registro por cada contacto en cada cliente.
El segundo grupo consiste en la tabla de facturas que contiene un registro para cada factura del cliente y la tabla de detalles de la factura que contiene un registro para cada línea en la factura del cliente.
Si por alguna razón el plazo de una factura por cobrar se vence, el sistema inicia procesos para cobrar el dinero. Por lo general, esto significa enviar un recordatorio al cliente y al cobrador, quien será el encargado de hacer llamadas telefónicas o enviar cartas de reclamación.
Toda esta información está perfectamente sincronizada con la gestión financiera y contable de la empresa; es decir, que cuando la empresa recibe facturas de la entrada/ facturación de pedidos, automáticamente son enviadas las transacciones a la conciliación bancaria y al libro mayor.
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