Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son la columna vertebral de las empresas modernas. La agilidad que ofrece un sistema ERP moderno respaldado por procesos empresariales perfeccionados puede ayudar a cualquier empresa a competir en el entorno empresarial actual, que se ha visto gravemente afectado por las interrupciones de la cadena de suministro, así como por las interrupciones de las operaciones empresariales tradicionales debido a que los empleados trabajan desde casa a causa del COVID.
Si su organización ha improvisado soluciones puntuales o ha sufrido incidencias con una plataforma ERP local heredada, puede que sea el momento de invertir en la revisión del funcionamiento de su empresa.
La implementación o migración de un ERP puede ser una perspectiva desalentadora, especialmente para las organizaciones con procesos empresariales anticuados y personalizados para adaptarse a la funcionalidad limitada de su pila empresarial actual. Sin embargo, los siguientes consejos pueden ayudar a las organizaciones a seleccionar el proveedor de ERP adecuado y a implementar el nuevo sistema con un mínimo de dolor y un máximo de éxito.
1. Establezca las bases de la organización
Antes de iniciar el proceso de selección del proveedor, las organizaciones deben sentar las bases abordando por adelantado las cuestiones políticas, organizativas, de gestión del cambio y de gobernanza necesarias.
Dado que la implantación de un ERP es tan profunda y afecta a todos los aspectos de la empresa, las compañías deben resolver las cuestiones políticas antes de seguir adelante. Tienen que poner en marcha procesos de gestión del cambio, abordar las preocupaciones de los empleados mediante la transparencia y la formación, y resolver las cuestiones de gobernanza. ¿A quién pertenece el ERP? Si se pasa a un modelo SaaS, ¿qué ocurre con la TI interna? Hay que responder a estas preguntas antes de recurrir a los posibles proveedores.
2. Revise sus procesos
La implementación de un nuevo sistema ERP es una gran oportunidad para repensar -y optimizar- el funcionamiento de su organización. Limitarse a recopilar una lista de los procesos empresariales actuales y tratar de reproducirlos en un nuevo sistema ERP es el camino equivocado.
En su lugar, las empresas deben utilizar una implementación o migración de ERP como una parte crítica de sus esfuerzos de transformación digital. Liz Herbert, analista de Forrester, afirma que las empresas deberían considerar ejercicios como el design thinking o el journey mapping para explorar formas nuevas y creativas de mejorar los procesos de negocio. Las organizaciones también deben abrir el proceso de lluvia de ideas para incluir no sólo a los líderes de los departamentos, sino también a los usuarios finales de base, incluso a los clientes y socios.
3. Ponga los datos en orden
Las empresas que se disponen a consolidar una serie de productos puntuales, aplicaciones propias o un sistema ERP heredado en una plataforma ERP moderna y completa deben considerar si sus capacidades de recopilación de datos están a la altura.
Como dice Michael Larner, analista de ABI Research, «cómo de sólida es la fuente de información de la que la solución puede obtener información, para proporcionar una única versión de la verdad». Esto es especialmente importante, ya que las empresas luchan con los problemas de la cadena de suministro y necesitan tener una visión en tiempo real de los sistemas de extremo a extremo que pueden abarcar múltiples funciones como los sitios de comercio electrónico, las ventas, la facturación, la fabricación, la gestión del inventario, la entrega, el soporte o el servicio al cliente.
4. Centrarse en los requisitos críticos de la empresa
Al emprender la selección de proveedores, las grandes organizaciones suelen presentar una lista de docenas y docenas de requisitos empresariales. Y la mayoría de los proveedores le dirán que pueden satisfacerlos todos. Anderson recomienda tomarse el tiempo necesario para reducir la lista a unos pocos procesos empresariales críticos que tengan una funcionalidad única o que proporcionen un diferenciador empresarial significativo. Añade que las empresas deben precisar a los proveedores lo que se necesitaría para mejorar esas funciones empresariales críticas en términos de coste, tiempo, complejidad y formación.
5. Planificar el futuro
La implementación de un nuevo sistema ERP es una gran oportunidad para hacer uso de análisis de datos avanzados y simulaciones como hilos digitales o tecnología de gemelos digitales, por ejemplo, para anticiparse a las necesidades y preocupaciones futuras.
Asegúrese de preguntar a los proveedores qué ofrecen sus plataformas para garantizar que su empresa prospere más allá de la implantación. ¿Me ayuda a entender lo que ocurre hoy y lo que ocurrirá mañana?. Eso hace que la actualización del sistema ERP pase de ser una simple herramienta de aprovisionamiento a una herramienta estratégica
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