Sistema ERP

Beneficios de un Sistema ERP para una institución Educativa

By 23 agosto, 2022 No Comments

¿En qué beneficia una plataforma ERP a un centro educativo, colegio, facultad o universidad?

Los objetivos generales de este tipo de plataformas son la simplificación de los procesos, la automatización de tareas, el empoderamiento de los maestros, el fomento de la participación de los padres y una mayor participación de los estudiantes en las actividades académicas y extra-académicas. Pero más concretamente:

  • Mejora la organización: En primer lugar, el enorme volumen de datos o información que gestionan aumenta exponencialmente. Un ERP evita demoras y muchos problemas para encontrar y mantener los archivos y documentos. Elimina casi por completo el papel.
  • Satisfacción del personal, profesores y alumnos: Un Sistema ERP agiliza la información y la pone a disposición del personal autorizado. Cuando la gestión fluye el personal se puede centrar en su trabajo (quitando muchas preocupaciones innecesarias) lo cual da confianza, autoestima y satisfacción personal.
  • Rentablilidad: El tiempo, el esfuerzo y el dinero que se emplea en impresión o fotocopias de documentos, libros, evaluaciones, títulos, carpetas y archivos se reduce al mínimo. Un ERP es sinónimo de digitalización, no consume espacio de almacenamiento físico. La documentación no se deteriora. Los archivos documentales se conservan con varias copias de seguridad. Ayuda también a optimizar los recursos humanos de centro educativo.
  • Automatización de la administración: La automatización de la gestión ayuda a tomar mejores decisiones, más rápidas y con la mínima participación humana. Por ejemplo, cuando el profesor calificaba los exámenes la información de la nota o calificación de dicho examen a los estudiantes se hacía en forma manual y, a veces, presencial. Con un ERP, los resultados se pueden calificar digitalmente en unos pocos minutos y se pueden enviar notificaciones a todos y cada uno de los estudiantes a su cuenta personal (o email o SMS) y a la administración del centro. Esto permite que la información llegue a quien tenga que llegar y quede constancia documental de todo el proceso.
  • Respuestas más rápida: Normalmente los centros educativos demoran varios días o incluso semanas en responder a una simple solicitud. La razón de esto es que carecen de administración automatizada de datos, lo que se traduce en una respuesta más lenta. Si la organización utilizare un ERP, los datos permanecerán en todo momento frente a los ojos del operador y cualquier tipo de decisión o recuperación de información se puede implementar instantáneamente.
  • Habilidades de cálculos complejos: hay varias decisiones y cálculos que requieren mucho análisis y esfuerzo humano. Si el centro educativo desea, por ejemplo, recuperar las calificaciones de algunos estudiantes de una clase durante los últimos 3 años; manualmente, debería investigar a través de varias hojas de documentos antes de poder llegar a una conclusión. Pero si se utilizare un ERP, simplemente habría que ejecutar algunas consultas en el sistema y los resultados aparecerán en pantalla unos segundos.

 

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